Yazar: Çetin SONKAYA*

E-Yaklaşım / Mayıs 2022 / Sayı: 353

I- GİRİŞ

Üretim ölçeklerinin büyüdüğü işletmelerde yeterli ve zamanlı bilgi akışının karar alma süreçlerini desteklemesi, dış paydaşlarla (tedarikçiler, müşteriler, düzenleyici otoriteler gibi) gerçekleştirilen iletişimin belirli standart ve prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesi,  hizmet sunumunda etkinlik ve verimliliğin sağlaması amacıyla kurumsal e-posta hesabı oluşturulmakta ve çalışanların kullanımına sunulmaktadır.

Bilginin iş organizasyonuna ait varlık olması nedeniyle kurumsal e-postanın kullanım ve iletişim içeriğinin kontrolünün yapılması işverenlikçe olağan bir uygulama olarak kabul edilirken; çalışan penceresinde bu durum, özel hayata saygı hakkı kapsamındaki kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı ve haberleşme hürriyetinin ihlali olarak değerlendirilmekte ve çalışma ilişkilerinde çatışma nedeni olabilmektedir. Bu çatışma iş barışının bozulması, operasyonel süreçlerde verimsizlik, adli süreçte yargılama giderleri, iş sözleşmesinin feshi([1]) ve tazminat gibi maliyetlerin iş ilişkisi taraflarınca yüklenilmesine zemin hazırlamaktadır.

Kurumsal e-postanın kullanımından kaynaklanan risklerin yönetimine katkı sağlamak amacıyla çalışmamızda; iş amaçları için tahsis edilen kurumsal e-postanın doğru kullanım ilkelerinin belirlenmesinde dikkate alınması gereken hususlar konusunda değerlendirmelerde bulunacaktır.

II- KURUMSAL E-POSTA VE KULLANIMINDA BAĞLAM: BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

Bilgi, kuruluşun sorumluluklarını amaçlarına ulaşmasını destek olacak bir biçimde yerine getirmesi açısından gereklidir. İşverenlik (yönetim), operasyonel süreçlerin işleyişini desteklemek için hem iç hem de dış kaynaklardan ilgili ve nitelikli bilgileri alır veya üretir ve kullanır. İletişim, gerekli bilgileri sağlamak, paylaşmak ve elde etmek için sürekli, yinelemeli bir süreçtir. İç iletişim; bilginin organizasyon genelinde yayıldığı, aşağıdan yukarıya, yukarıdan aşağıya akışla ve çapraz şekilde dağıtıldığı araçlardır. Dış iletişim ise iki taraflıdır: İlgili dış bilginin, hem içe akmasını mümkün kılar hem de dış paydaşların gereksinim ve beklentilere yanıt olarak bilgi sağlar([2]).

İç kontrolün tasarlanması, uygulanması ve yürütülmesi ile iç kontrolün etkinliğinin değerlendirmesinde bir yönlendirici çerçevece olarak kabul edilen ve benimsenen iç kontrol sistemi, yönetimin bir yandan örgüt faaliyetlerine, finansal ve performans hedeflerine odaklanmasını, bir yandan da ilgili kanunların sınırları dâhilinde faaliyet göstermesini ve bu faaliyetler sırasında ortaya çıkabilecek sürprizlerin en aza indirmeyi sağlar(